E-mail é a principal ferramenta de compartilhamento de conteúdo

Tiago Dória publicou em seu blog homônimo o artigo Após 29 anos, o e-mail continua firme e forte, em que compartilha – com apoio de diversas referências – que o e-mail é a principal ferramenta de compartilhamento de conteúdo, muito longe dos concorrentes mais chamativos como Orkut, Facebook, MySpace, Twitter e outros.

Os argumentos vocês podem ler diretamente lá. Mas é fácil concordar que os e-mails, sim, são mais populares – porque têm uma base de usuários mais antiga e abrangente, além de outras características apontadas nas referências (como privacidade).

A questão é: devemos reconhecer o e-mail como ferramenta de compartilhamento e colaboração ou elaborar estratagemas para trazer esse público para as ferramentas colaborativas mais recentes?

Meu palpite: do ponto de vista da gestão do conhecimento corporativo, e-mails não são a melhor opção – pois os mailboxes são individuais. Os repositórios coletivos serão sempre mais seguros no longo prazo.

Mas ainda assim a solução pode não ser a migração forçada de usuários para ferramentas de colaboração. Uma solução simples é o arquivamento das mensagens de correio eletrônico em servidores compartilhados.

E até agora não conheço nada tão eficiente quanto o recurso de pastas públicas dos servidores Microsoft Exchange. Ou recursos similares de servidores concorrentes. E repito para a Microsoft o que outros tantos administradores de correio eletrônico já estão dizendo em outros fóruns: o Sharepoint não é um substituto adequado. Faltam-lhe a navegabilidade e facilidade de busca característicos do cliente de correio (como o Microsoft Outlook ou qualquer outro similar).

Knowledge is power?

Recebi hoje um convite para participação em um evento da Cisco com o mote “Knowledge is Power“.

A associação de conhecimento a poder tem sido um tabu em gestão do conhecimento. Afinal, esta percepção estimula o isolacionismo, a proteção àquilo que é sua fonte de poder.

Compartilhar conhecimento é politicamente correto. Nesse contexto não faz sentido utilizar expressões que sugiram proteger a exclusividade na detenção de conhecimento. (*)

Mas façamos uma análise franca.

Queremos compartilhar com quem é conveniente. Queremos proteger de quem não é conveniente.

Isso justifica a existência da Segurança da Informação e a constatação de que conhecimento é poder.

Leiamos assim nas entrelinhas: “o conhecimento é poder para nós, especialistas em Cisco; compartilhemos entre nós esse conhecimento para fortalecer esse nosso poder perante os adeptos de tecnologias não-Cisco, de quem o protegeremos.”

“Nós” e “Cisco” são exemplos neste contexto, obviamente. Substitua pela categoria de especialistas de que você faz parte e pelos eventos de que você participa.

(*) Há uma apresentação chamada “Mas se conhecimento é poder….por que compartilhá-lo?“, postada há muito tempo por José Cláudio Terra, na biblioteca do site da SBGC. Lá estão os argumentos usuais sobre “porque compartilhar”.

Dado x Informação x Conhecimento x Sabedoria, segundo a HBR

Meus colegas mais próximos já me conhecem bem: discussões que não têm um encaminhamento pragmático – ou seja, que não têm o objetivo de produzir algum instrumento, processo ou afirmação objetivos – tendem a manter a minha atenção por pouco tempo.

Mas isto não significa que eu não tenha interesse em acompanhar o seu desenrolar; apenas significa que provavelmente aguardarei o progresso das discussões até que ultrapassem a fronteira da discussão semântica e alcancem, enfim, o status de discussões sobre práticas.

Uma discussão desse tipo se iniciou com o post de David Weinberger em um dos blogs da Harvard Business Review (HBR), chamado The Problem with the Data-Information-Knowledge-Wisdom Hierarchy.

A discussão em andamento ali é a seguinte: é justo comparar a diferença entre conhecimento e informação com a diferença anterior, entre dado e informação? (“Sabedoria, então, nem se fala“, diz o autor em algum ponto.)

Há bons argumentos no artigo e nos diversos comentários em resposta.

Pessoalmente vou aguardar o progresso das discussões.

Computação Social é uma das tecnologias mais quentes para 2010, segundo o Gartner

A notícia foi publicada na TI Inside (http://www.tiinside.com.br/News.aspx?ID=155299) e provavelmente em diversos outros meios de comunicação.

A lista completa inclui nove outras tecnologias (incluídas a “TI Verde” e a “virtualização”) mas gostaria de compartilhar um item específico que chamou minha atenção.

Segundo o Gartner, a Computação Social (“software sociais e de redes de compartilhamento“) é uma tecnologia quente para 2010 em “conseqüência da mudança na postura dos trabalhadores” porque “os funcionários não querem mais ter que realizar em ambientes diferentes seus próprios produtos e trabalho, e o acesso a informações externas“.

Os funcionários não querem mais trabalhar de um determinado jeito, que podemos chamar de “jeito atual”? Suponho então que conheçam um novo modo revolucionário de trabalho que está funcionando extremamente bem fora da empresa – nas igrejas, nas associações, nas ONGs, nas universidades.

Qual é, afinal, esse modo de trabalho? Cá entre nós, meramente utilizar o MSN / Skype e ter uma rede de contatos no Orkut / Facebook / MySpace / LinkedIn / Plaxo não é uma forma revolucionária de trabalho.

Estou me auto-atribuindo a tarefa de encontrar e entender essas práticas revolucionárias para poder afirmar claramente aos executivos do mercado o caminho para a mudança.

Aceito voluntários para esse trabalho de pesquisa e discussão franca.

Tecnologia da Informação aplicada à Gestão do Conhecimento

Uma das perguntas mais tradicionais da GC é “qual é o papel da TI?” Sei que a pergunta é recorrente porque é um dos termos de busca mais freqüentes nas estatísticas deste blog.

A pergunta é recorrente porque ninguém deseja correr o risco de superestimar o papel da TI como ocorreu há alguns anos mas ao mesmo tempo é consenso que a TI é um catalizador de transformações em qualquer área da administração de empresas.

Agora foi a minha vez de responder a esse questionamento.

Na mesma edição do newsletter sobre EAD do Senac São Paulo que comentei no post anterior, concedi uma entrevista para apresentar meu entendimento.

O resultado está no artigo “Recursos Tecnológicos aliados à Gestão do Conhecimento”, disponível no seguinte endereço: http://www.ead.sp.senac.br/newsletter/abril09/ead.asp?nome=tecnologia.

Dizendo de forma mais sistemática o que expliquei à minha entrevistadora, visualizo neste momento quatro utilidades para a TI na GC:

1) para registro e compartilhamento de conhecimento em formato  explícito (escrito ou gravado) = portais, blogs, wikis, workflow,  podcasts, videocasts

2) para aproximação de especialistas, para que compartilhem (exercitem, aprendam) conhecimento tácito = ferramentas de colaboração, como fóruns, salas de reunião virtual,  teleconferências e videoconferências, redes sociais

3) indiretamente para apoio a processos de outras especialidades que beneficiam a gestão do conhecimento = quaisquer ferramentas de gestão da informação, sistemas de gestão de competências, ferramentas de e-Learning, que auxiliem na disponibilização de informações ao trabalhador do conhecimento ou na geração de competências

4) para a gestão propriamente dita = ferramentas que auxiliem no mapeamento das competências organizacionais e permitam identificar e acompanhar seu vínculo com os objetivos estratégicos da organização por um lado e, por outro lado, o desempenho das iniciativas que produzem essas competências organizacionais (ou seja, processos, competências pessoais e relacionamentos com outras pessoas e organizações importantes)

Adorarei conhecer a visão de meus colegas leitores.

Modelo de processos e tecnologia de gestão de conteúdo corporativo (ECM)

Hoje, em uma leitura do relatório “AIIM Market IQ – Content Creation and Delivery: The On-Ramps and Off-Ramps of ECM” publicado pela AIIM (Association for Information and Image Management), me deparei com um modelo interessante de conciliação dos processos e tecnologias de ECM.

Extraí do documento o diagrama que o representa. Infelizmente não o encontrei publicado adequadamente em nenhum lugar. Ei-lo:

É um modelo bastante didático e lúdico que guardarei em minha caixa de ferramentas para que eu não tenha que construir o meu próprio.

A propósito: ECM (Enterprise Content Management, ou “gestão do conteúdo corporativo”) abrange os processos e tecnologias para gestão da criação, armazenamento, disponibilização e distribuição de todo o conteúdo gerado pelas operações de uma organização – em papel ou digital. 

Deixarei para outras rodas a discussão sobre a eventual diferença entre gestão de informação e ECM. (Se eu tiver que dizer algo sobre isso em 5 segundos, eu diria: o ECM garante o foco no “Enterprise”.)

Aplicativos para Gestão de Informação Desestruturada (UIMA)

É preciso repetir sempre: Tecnologia da Informação não é sinônimo de Gestão do Conhecimento. Tecnologia da Informação não é sinônimo de Gestão do Conhecimento. Tecnologia da Informação não é sinônimo de Gestão do Conhecimento.

Ok, dito isso, me permitam dizer que é difícil não se impressionar com a rapidez no desenvolvimento de novas ferramentas a serviço da GC. (E a serviço de muitas outras ciências.)

Uma dica de meu amigo Flávio Arruda, arquiteto de software, me permitiu conhecer um movimento da indústria de software chamado Unstructured Information Management (UIMA).

Eis a descrição, obtida da página do UIMA no site da Fundação Apache:

Unstructured Information Management applications are software systems that analyze large volumes of unstructured information in order to discover knowledge that is relevant to an end user. UIMA is a framework and SDK for developing such applications. An example UIM application might ingest plain text and identify entities, such as persons, places, organizations; or relations, such as works-for or located-at. UIMA enables such an application to be decomposed into components, for example “language identification” -> “language specific segmentation” -> “sentence boundary detection” -> “entity detection (person/place names etc.)”.

Não é atraente a possibilidade de varrer grandes repositórios de informação e encontrar entidades e correlações?

Mas não se esqueçam: Tecnologia da Informação não é sinônimo de Gestão do Conhecimento. Nenhum resultado produzido por um software fará sentido se você não souber quais são as competências essenciais de sua organização, quais são as informações estratégicas, não possuir um processo para tratá-las e se as pessoas não estiverem preparadas e engajadas para fazê-lo.

Uma ótima visão sobre as funções de um portal corporativo

Ricardo Saldanha publicou em seu blog “Intra 2.0” um post chamado “Agregando valor em ambientes digitais corporativos – Colaboração e a visão do todo (última parte)” que propõe uma (a meu ver) ótima representação para as funções dos chamados Portais Corporativos.

Há muitos textos disponíveis em livros e na internet a respeito do uso de portais no ambiente corporativo, mas considero o modelo proposto pelo Ricardo muito bom por ser objetivo e bem delimitado, substituindo (como é o papel de uma boa imagem, que vale por mil palavras) muitas páginas de texto corrido.

Cada círculo representa uma possível abordagem na análise das funções de um portal corporativo. As sobreposições, naturalmente, representam funcionalidades que atendem a duas classificações simultaneamente.

Fonte: blog “Intra 2.0″, de Ricardo Saldanha. Todos os direitos intelectuais sobre essa representação pertencem ao mesmo.